Bulletin des représentants, mars 2009

Ce bulletin s'adresse avant tout aux représentants des appelants qui comparaissent régulièrement devant les tribunaux de révision. Il vous permettra d'être au courant des plus récents développements au BCTR. Il indiquera aussi ce que nous attendons des appelants et de leurs représentants dans le cadre du processus qui mène à la date d'audience. Vous serez ainsi en mesure de mieux servir les intérêts de vos clients.

Afin de nous permettre d'offrir un service de haute qualité et faire en sorte que tous ceux qui participent aux audiences puissent en tirer le plus grand bénéfice, nous nous devons d'entretenir un dialogue permanent avec les représentants des appelants. À cela s'ajoutera une série régulière de sessions de discussions à travers le Canada. Cela fait aussi partie de nos efforts pour atteindre cet objectif. J'espère que vous serez nombreux à y participer.

Philippe Rabot
Commissaire

Processus de gestion des appels

NANCY LEPITRE, OPéRATIONS DES TRIBUNAUX ET COMMUNICATIONS

En janvier 2009, le Bureau du Commissaire des tribunaux de révision (BCTR) présentait son processus de gestion des appels en vue d'aider davantage les appelants et leurs représentants à se préparer aux audiences des tribunaux de révision. Ce nouveau processus consiste à effectuer plus tôt et plus fréquemment les contacts avec les appelants et leurs représentants, de sorte que toutes les parties seront en mesure de mieux se préparer et d'être prêtes plus tôt pour l'audience. Le processus, conçu avec finesse, comporte de nombreux avantages. Il permettra entre autres à toutes les parties de déposer sans délai les documents à l'audience, de connaître la question à débattre et les critères à satisfaire, et d'être prêtes à commencer au bon moment.

Un processus fondé sur les essais

Au cours d'un projet pilote réalisé en 2007, nous avons appris que les contacts fréquents, personnalisés et effectués tôt dans le processus permettaient aux appelants de se préparer aux audiences de façon opportune. Nous avons remarqué que l'approche devait être différente selon que les appelants ont ou non des représentants. Nous avons aussi noté que la fréquence des contacts requis variait selon les représentants. Ainsi, les représentants moins expérimentés en ce qui concerne les tribunaux de révision requièrent des renseignements plus détaillés et un contact plus personnalisé. Nous avons donc conçu le processus de gestion des appels en fonction de ces constatations.

Les principales caractéristiques du processus de gestion des appels

Fréquence des contacts et méthode utilisée

Dans le cadre de ce processus, le nombre de contacts avec l'appelant et ses représentants dépendra si l'appelant est représenté et de l'expérience du représentant. Les appelants non représentés ou dont les représentants sont moins expérimentés reçoivent davantage des consultations par téléphone, ce qui comprend un appel téléphonique que nous effectuons dès que nous recevons l'appel. Par ailleurs, chaque consultation par téléphone est suivie d'une lettre résumant la conversation, afin d'étayer l'essentiel des questions et des renseignements en cause.

Nous établissons davantage des contacts par écrit avec les appelants qui ont des représentants expérimentés, étant donné qu'ils ne requièrent pas de contacts personnalisés.

Établissement de la mise en rôle

Dès le début du processus, nous vous indiquerons le mois au cours duquel l'audience devrait avoir lieu. Veuillez nous faire savoir immédiatement si ce moment ne vous convient pas. Environ quatre mois avant l'audience, nous vous confirmerons par téléphone la date et l'heure de l'audience prévue au calendrier.

Deux dossiers d'audience

L'appelant et vous recevrez deux dossiers d'audience. Vous recevrez le premier dossier d'audience environ deux mois après que nous aurons reçu l'appel. Il contiendra tous les renseignements qui ont permis a Ressources humaines et Développement des compétences Canada de rendre sa décision. Nous y ajouterons aussi un guide de préparation aux audiences qui aidera l'appelant à bien examiner le dossier.

Environ deux mois avant la date de l'audience, vous recevrez le second dossier d'audience qui contiendra tous les renseignements que nous aurons reçus depuis l'envoi du premier dossier.

Si l'appelant retient vos services après la soumission de son appel au tribunal de révision, nous vous en tiendrons au courant en vous acheminant toute correspondance déjà échangée avec l'appelant.

Une approche par étape

Le processus de gestion des appels sera mis en œuvre par étapes, afin qu'il puisse être remanié selon ce qui a bien fonctionné et ce qu'il y a lieu d'améliorer.

Mise en œuvre - Phase 1 : 1er janvier 2009
Appels concernés : Les appels concernant les prestations d'invalidité du Régime de pensions du Canada reçus après le 1er janvier 2009.
Régions touchées :

Tous lieux d'audiences suivants :

• Tous les lieux d'audience de la Colombie-Britannique;
• Tous les lieux d'audience de la Nouvelle-Écosse et de l'Île-du-Prince-Édouard;
• Les lieux d'audience dans les villes de North York, Etobicoke et Ottawa.

Nous comptons achever la mise en œuvre du processus de gestion des appels dans tout le Canada d'ici la fin de 2010.

Ce que cela signifie pour vous

En votre qualité de représentant, vos précieuses connaissances et expertise aideront les appelants à saisir les enjeux et à comprendre le rôle qui leur incombe lors des audiences des tribunaux de révision.

Selon nous, ce processus vous permettra de commencer plus tôt la préparation de votre cas. Il sera possible de déterminer dès le début du processus si des documents supplémentaires sont requis. La nécessité d'obtenir des documents supplémentaires occasionne souvent des délais et des ajournements; or nous sommes d'avis que les audiences se dérouleront dans les délais prévus si les dossiers sont bien préparés et si les renseignements importants sont réunis au préalable.

Le procédé d'appels en un coup d'oeil

Description textuelle du le procédé d'appels en un coup d'oeil

Bien faire les choses

Pendant la mise en œuvre progressive du nouveau processus, nous compterons sur vos commentaires. Nous vous tiendrons régulièrement au courant de l'évolution de la mise en œuvre. Votre expérience acquise en votre qualité de représentant nous aidera à comprendre les éléments qui fonctionnent bien et ceux qui devront être améliorés. Ensemble, nous pouvons mettre en place un processus qui sera le plus efficace, efficient et juste possible. N'hésitez pas à nous faire parvenir vos commentaires et suggestions.

Veuillez donc communiquer vos commentaires, vos suggestions ou vos questions à Nancy LePitre, directrice, Opérations des tribunaux et communications, au 1-800-363-0076 ou à l'adresse suivante : nancy.lepitre@ocrt-bctr.gc.ca.

Conseils pour la préparation d'une audience

Autorisation

Aux fins de protection de la vie privée, nous devons obtenir l'autorisation appropriée avant de pouvoir commencer à travailler avec un représentant.

Vos responsabilités :

• Faites-nous parvenir le plus tôt possible le formulaire Autorisation de divulguer du BCTR. Il ne s'agit pas ici du formulaire d'autorisation de Ressources humaines et Développement des compétences Canada. Vous en trouverez un exemplaire dans notre site Web à l'adresse : www.ocrt-bctr.gc.ca.
• Votre représentant doit être une personne et non une organisation. Il nous faut le nom d'une personne-ressource pour préparer l'audience.

Planification

Il incombe au BCTR, parmi ses fonctions principales, de planifier la mise en rôle. Pour mener à bien cette tâche, nous comptons sur votre collaboration.

Vos responsabilités :

• Précisez le mode de communication que vous préférez : le courriel ou le téléphone.
• Faites-nous connaître le plus tôt possible votre disponibilité.
• Répondez le plus rapidement possible à nos appels et courriels. Il s'agit presque toujours de questions urgentes.
• Informez-nous promptement de toutes les exigences particulières de votre client en vue des audiences, afin que nous puissions les satisfaire.
• Informez-nous de la présence éventuelle de témoins. Nous devrons établir la durée de l'audience en conséquence.
• Informez-nous le plus à l'avance possible, par écrit dans la mesure du possible, de toute demande visant à reporter l'audience.

Documents

Tout appel repose sur l'établissement du dossier d'audience. Nous devons laisser aux appelants le temps nécessaire pour réunir les renseignements en vue de leur appel. Il nous faut ensuite prendre le temps d'organiser ces renseignements et de les distribuer à toutes les parties touchées par l'appel.

Environ deux mois après que nous aurons reçu l'appel, nous vous enverrons, ainsi qu'à l'appelant, le premier dossier d'audience. Nous vous acheminerons le second dossier d'audience environ deux mois avant la date confirmée de l'audience. Si vous n'étiez pas au service de votre client dès le début du processus d'appel, et dès que nous aurons reçu le formulaire Autorisation de divulguer, nous vous acheminerons une copie des documents déjà remis à l'appelant.

Vos responsabilités :

• Examinez le plus tôt possible le dossier d'audience afin de déterminer si des renseignements supplémentaires doivent être ajoutés. Soumettez tout nouveau document le plus rapidement possible, et au moins 30 jours avant l'audience.
• Acheminez les nouveaux renseignements par télécopieur ou par la poste (non les deux).
• Nous vous recommandons de ne pas attendre le jour de l'audience pour soumettre des renseignements. Si vous ne pouvez faire autrement, veuillez en apporter six copies à l'audience.
• Ne reliez pas les documents et n'utilisez pas d'onglets.
• Ne modifiez pas le dossier. Nous l'avons préparé de sorte qu'il soit facile à consulter durant l'audience.

Services d'interprétation lors des audiences des tribunaux de révision

L'accessibilité du processus juridictionnel aux personnes auxquelles ce dernier est destiné constitue l'un des principes fondamentaux de la justice administrative. Il faut prendre des mesures d'adaptation pour les personnes ayant des capacités différentes ou qui ne parlent pas l'une des langues officielles du Canada. Le BCTR fournit des services d'interprétation sans frais. Nous croyons que les services d'interprètes professionnels agréés représentent la meilleure façon d'assurer une interprétation compétente impartiale et exacte.

Afin d'assurer la confidentialité des audiences, le BCTR exige que les interprètes signent un énoncé de confidentialité, en vertu duquel ils sont tenus de respecter la confidentialité des documents, des pièces de preuve et des soumissions présentées lors des audiences. De plus, nous fournissons à chaque interprète le Guide de l'interprète, préparé par le BCTR, qui décrit les comportements attendus. Le BCTR prend également des mesures pour minimiser le risque que l'appelant connaisse l'interprète, ce qui est important surtout dans de petites communautés. S'il faut faire venir un interprète d'une autre communauté, nous assumerons les frais de déplacement encourus.

Nous croyons qu'afin de garantir la fiabilité et le professionnalisme, des services d'interprétation par téléphone ne doivent pas être permis. Si un interprète ne peut pas être présent en personne, il est probable que l'audience sera reportée, à moins que le tribunal de révision ne conclue que les services d'interprétation ne sont pas requis.

Demander un interprète

Si vous avez besoin d'un interprète dans une langue autre que l'anglais ou le français pour l'appelant, ou pour un témoin, veuillez communiquer avec l'agent des services à la clientèle chargé de l'appel le plus tôt possible. Informez-le de la langue et, s'il y a lieu, du dialecte. Signaler le besoin à l'agent à la clientèle aussitôt que possible, et au moins 14 jours avant l'audience, permettra à l'agent d'assurer des services d'interprétation pour l'audience.

Séances d'information du BCRT pour les représentants et les avocats-conseils au sujet des appels concernant des prestations d'invalidité du RPC auprès d'un tribunal de révision

En novembre 2008, le BCTR a tenu à Toronto sa première séance d'information, à l'intention des représentants d'appelants auprès d'un tribunal de révision concernant des prestations d'invalidité du RPC. Les cadres supérieurs du BCTR ont partagé de l'information sur les processus du BCTR et des questions juridiques importantes, ainsi que sur certaines des initiatives actuelles du BCTR. De plus, la séance d'une demi-journée a compris une discussion populaire, tenue par d'anciens membres des tribunaux de révision, sur la promotion et la défense efficace d'une cause devant un tribunal de révision. Plus de 70 personnes y ont assisté et selon leurs commentaires, la séance était excellente! Une deuxième séance est prévue pour mars 2009, à Vancouver. La séance a été élargie afin de permettre aux participants de prendre part à des discussions en petits groupes, donnant lieu ainsi à un dialogue plus détendu avec les membres du BCTR et les membres de panel participant.

Nous planifions des séances ailleurs au Canada au cours de l'année. Restez à l'écoute. Pour plus d'information, communiquez avec :

Nancy LePitre, directrice
Opérations des tribunaux et communications
Téléphone : 1-800-363-0076
Courriel : nancy.lepitre@ocrt-bctr.gc.ca